此外成都年會策劃公司還為企業(yè)分享了在年會策劃中如何了解邀請嘉賓的情況：

　　嘉賓中是否有特殊年齡需要特別照應(yīng)的？ 2.嘉賓中是否有重要熱點(diǎn)人物需要特殊接待的？

　　3.嘉賓中是否有身體健康狀況存在隱患需要醫(yī)療預(yù)防措施的？

　　4.嘉賓是和配偶一起來，還是一個人來？

　　5.嘉賓們將乘坐什么交通工具？是自己開車來還是乘坐接送客人的大巴？需要考慮安排一些接送車輛嗎？ 還有就是年會的邀請函，如果年會主辦方準(zhǔn)備在過年前舉辦，那么主辦方可以先試著設(shè)計一份不含舉辦日期的邀請信。上面寫上主辦方期望著在哪里與他們見面的話，并簡單寫明年會的相關(guān)用意。

　　此外在一些年會中，邀請嘉賓必須出示年會主辦方提前提供的邀請函才能獲許進(jìn)入年會現(xiàn)場，雖然年會現(xiàn)場的相關(guān)接待人員那里也有邀請的嘉賓名單，但是這樣做可以減少年會現(xiàn)場的擁堵狀況，減少邀請嘉賓在年會現(xiàn)場外等候的時間。但是如今很多企業(yè)都會選擇專業(yè)的成都年會策劃公司幫助自己策劃，因為可以省去很多的物力人力。

　　那么專業(yè)的成都年會策劃公司又是怎么做的呢？

　　首先，成都年會策劃公司會提前確定出席年會現(xiàn)場的邀請嘉賓名單。年會的嘉賓不應(yīng)當(dāng)濫竽充數(shù)，或是讓對方尷尬。確定年會邀請嘉賓名單時，成都年會策劃公司始終會以年會主題為主，一般來說，年會邀請嘉賓應(yīng)包括這些人員：一是上級領(lǐng)導(dǎo)。地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、上極主管部門的領(lǐng)導(dǎo)，大都對主辦單位的發(fā)展給予過關(guān)心、指導(dǎo)。邀請他們參加，主要是為了表示主辦方的感激之心。二是社會名流。根據(jù)“名人效應(yīng)”原理，能夠請到創(chuàng)始人們，將有助于更好地提高主辦單位的知名度。三是大眾傳媒。在現(xiàn)代社會中，報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介，邀請這些人士并主動與他們溝通，將有助于助于加深社會對年會主辦單位的了解和認(rèn)同。四是合作伙伴。在商務(wù)活動中，合作伙伴也是和年會主辦單位同呼吸、共命運(yùn)的，所以請他們來參與年會是完全應(yīng)該的。

　　最后，一旦這些邀請嘉賓的名單確定好了，那么成都年會策劃公司就會提前發(fā)出邀請或通知。鑒于年會的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不許將年會臨時取消、改期或延期。

發(fā)布者：永遠(yuǎn)的星